ورشة تدريبية حول إدارة الوقت وترتيب الأولويات
في يوم السبت 07 فيفري 2015 كانت لنا مشاركة في ورشة تدريبية مع المدرب المحترف : حسان قزول بمدرسة الريادة غرداية حول : " إدارة الوقت و ترتيب الأولويات "
بعد أن عرض المدرب سيرته الذاتية ، وفانون الدورة ، قدم أهداف وتقسيم الدورة.
أهداف وتقسيم الدورة
- ماهية الوقت و أهميته
- ماذا نعني بإدارة الوقت
- مربع الأولويات وقاعدة 80/20
- لصوص الوقت
** ماهية الوقت و أهميته
الوضعية 1 : أنا مشغول و لا يوجد لدي وقت للتنظيم !
في قصة رائعة لفلاح يقطع شجرة عرضها المحاضر على الحاضرين استخلصنا منها:
إن تنظيم الوقت، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع و بمجهود أقل و سيتيح لك اغتنام فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.
الوضعية 2 : لا احتاج تنظيم الوقت لكل شيء، فقط المشاريع الكبيرة تحتاج للتنظيم!
في إحصائيات كثيرة نجد أن أمورا صغيرة تهدر الساعات سنويا،
بعدها تطرق المدرب إلى بعض الأفكار الخاطئة لدى الناس وأجاب عنها بإسهاب وأمثلة وأدلة تفيد في مجملها ما للوقت من أهمية ، من هذه الأسئلة:
· الآخرون لا يسمحون لي بذلك!
· ألن أفقد بتنظيمي للوقت تلقائيتي والعفـــــــوية وأصبح كالآلة؟
· أليست كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت؟
· سأفقد أوقات الراحة و الترفيه إذا نظمت وقتي!
· لا أستطيع الاستمرار في التنظيم لظروف تمر بي، فماذا افعل؟
· لا احتاج لكتابة اهدافي او التخطيط على الورق، فانا اعرف ماذا علي ان اعمل.
· حياتي سلسلة من الازمات المتتالية، كيف انظم وقتي؟ !
· هل هناك اسلوب واحد يصلح لكل الناس في تنظيم الوقت؟
** ماذا نعني بإدارة الوقت ؟
أنواع الوقت
- وقت يصعب تنظيمه
- وقت يمكن تنظيمه
** مبادئ هامة في استغلال الوقت:
- لا يمتلك أي فرد اكثر من (24) ساعة في اليوم
- الوقت لا ينتظرك حتى تستخدمه ، فإما أن تدعه يمر أو تستخدم كل دقيقة منه .
- الوقت شيء محدد يتميز من حيث المرونة بالجمود لا يمكن تطويله بالشد ، ليس مادة مطاطية .
- كلنا متساوون من حيث كمية الوقت التي تتوافر لأي منا ولكننا تختلف في كيفية استخدامه .
- الوقت كلة تكلفة ، يمكن حسابها على اساس اجر الدقيقة الواحدة على مدى السنة .
- لا يمكن تخزين الوقت لاستخدامه في المستقبل ، فلا يمكن ادخاره
- ليست هناك – عينات مجانية – للوقت كل دقيقة لها تكلفة حقيقية .
- لا يمكن تعويض الوقت , فاليوم الذي يضيع لا يمكن تعويضه .
- لنفرض أن الإنسان يعيش عمراً افتراضياً مدته سبعون سنة ، فإذا ضيع الإنسان خمس دقائق يومياً فإن هذا يعني أنه أضاع من مجموع العمر كله ثلاثة أشهر تقريباً (88 يوماً).
** إدارة الأولويات حسب ستيفن كوفي ( مربع الأولويات أو جدول إزنهاور )
يقسم ستيفن كوفي الأولويات إلى أربع أقسام ويربط كل قسم منها بأهميته وقيمته مع الوقت فحصل على:
مهم عاجل – مهم غير عاجل – غير مهم عاجل – غير مهم غير عاجل كما هو موضح أدناه
** مبدأ باريتو ( قاعدة 80/20 لباريتو ) - من القليل يأتي الكثير
هته القاعدة التي وضعها الإقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو Vilfredo Pareto، جاء فيها أن 80 % مما يحصل لنا هو بسبب 20 % من مجهودنا ومما نقوم به، فعلينا أن نحدد هته الأعمال أي ال 20 % مما نقوم به حتى نركز عليها وبالتالي نعظم من إنجازاتنا. وتعتبر هته الطريقة من بين أهم الطرق التي تساعدنا على تحديد الأولويات والتركيز عليها.
** لصوص الوقت
نقصد بلصوص الوقت أهم العوامل الكبرى التي تتسبب في ضياع الوقت عمدا أو من غير تفطن، التنبه للصوص الوقت والتعرف عليها، ثم التعرف على كيفية معالجتها والتعامل معها هو الهدف من هذا الجزء. نلخص هته العوامل في النقاط التالية:
الكسل والتأجيل ، كثرة المهام والمسؤوليات ، الاجتماعات غير الضرورية ، الفوضى في محيطك ، الهاتف ، المقاطعات
** قائمة المهام اليومية (To do list)
هي عبارة عن قائمة تجمع كل المهام التي يجب عليك تأديتها هذا اليوم، يراعي في هاته القائمة ما يلي:
- خدمتها لأهدافك الأسبوعية والشهرية والسنوية
- مراعاتها للأهم ثم المهم
- متابعتها لما أنجز ولما لم ينجز
- حافظ عليها في ملف (أثر لتقدمك في الإنجاز).
- استخدم الكمبيوتر أفضل إن كان يريحك
- البعض يقوم بتحضيره في آخر كل يوم والبعض في بداية كل يوم، اختر ما يريحك
** مبدأ D.O I.T N.O.W
- قم بتقسيم ما عليك القيام به، جزيء المهام الكبيرة وأعط لكل جزء الوقت الكافي للإنجاز
- نظم معداتك بما يساعدك على التنفيذ
- لا تعر الانتباه للمقاطعات الغير ضرورية
- خصص الوقت الكافي لتتمكن من الإنجاز بشكل صحيح
- لا تؤجل عمل الآن إلى الغد بل أنجزه الآن
- الفرص تدق بابك، فلا تضيعها
- احرص على وقتك، راقب كم من الوقت أنت تمضي على الانترنت، قراءة وإرسال الإيميلات، مشاهدة التلفاز، المكالمات الهاتفية
** قانون باريكسون
هو قانون قائم على مفهوم أن العمل يتوسع فيه لكي يملأ الوقت المتاح لإنجازه، وهذا يدعو إلى عدم تخصيص وقت أطول لتنفيذ عمل ما هذا يعني أن وقت انجاز العمل يتمدد إذا لم يتحدد له نهاية زمنية معروفة.
- وفي الأخير قدم المدرب نصائح ثمينة لكيفية استغلال واستثمار الوقت
تخللت هذه الفقرات الرائعة ألعابا لكسر الروتين استبيانات وقياسات هامة تخص الوقت وكيفية استغلاله.
كانت الورشة جد رائعة بتفاعل المشاركين وإبداع المدرب وتمكنه من المادة المعروضة بمختلف الأساليب التدربية.
تشكراتنا لإدارة تاونزة على تحفيزنا للمشاركة ، وإدارة الريادة لاستقبالها الرائح والسماح لنا بالمشاركة في هذه الدورة.
جزاكم اللهُ خيرًا شكرا لكم
لكم الشكر الجزيل على هذه المعلومات القيمة. لقد نوّرتمونا، أنار الله دربكم و أعانكم على أداء رسالتكم النبيلة. و السلام عليكم.